Geschäftiges Treiben allein ist aber schon lange keine Garantie mehr für den wirtschaftlichen Erfolg einer Zahnarztpraxis. Neben fachlicher Kompetenz verlangt das veränderte Umfeld von Zahnärzten verstärkt Unternehmerqualitäten und die Entwicklung einer Dienstleistermentalität. Den vermeintlich „goldenen Zeiten“ hinterherzutrauern, macht dabei wenig Sinn. Doch wie soll aus einem Mediziner, der ohnehin schon verantwortungsvolle Aufgaben erfüllt, über Nacht auch noch ein kühl kalkulierender Geschäftsmann werden?

Das Studium bereitet den dentalen Nachwuchs nicht darauf vor, sich in der Selbstständigkeit zu behaupten. Tatsache ist aber auch: Wer denkt, es genüge, das Praxisschild neben die Eingangstür zu schrauben, liegt falsch.

Wenn am Ende die Zahlen nicht stimmen, kann das verschiedene Gründe haben. Was der Zahnarzt wirklich braucht, ist ein Steuerungsinstrument, das ihm erlaubt, ökonomisch relevante Ziele für die Praxis festzulegen und Abweichungen rechtzeitig zu erkennen, um so wirksam und an der richtigen Stelle gegensteuern zu können. „Controlling“ lautet der Fachbegriff aus der Betriebswirtschaft, der vor allem Folgendes beinhaltet: Der Chef eines Betriebs legt aufgrund bestimmter Praxiskennzahlen Vorgaben fest, leitet konkrete Maßnahmen ein, um diese umzusetzen, und überprüft, ob sie eingehalten werden.

Es geht hierbei nicht darum, kurzfristig Löcher zu stopfen, sondern die Praxis auf lange Sicht zum Erfolg zu führen. Die Fragen, die sich unternehmerisch tätige Zahnmediziner dabei stellen müssen, sind vielfältig: Ist mein Terminbuch richtig ausgelastet? Welche Leistungen sind rentabel? Wie hoch muss der Stundenumsatz sein, damit meine Praxis tragfähig ist? Wie sehen meine Praxiskennzahlen aus, die als Richtlinie für ökonomisches Arbeiten dienen?

Das klingt nach jeder Menge Statistik und vor allem nach Mehraufwand. Viele Zahnärzte fürchten, dass sie dadurch weitere kostbare Behandlungszeit am Stuhl einbüßen. Aber gezielte Controlling-Maßnahmen sorgen sogar dafür, dass dem Arzt letztlich mehr Zeit für die Behandlung der Patienten bleibt und seine Arbeitskraft somit mit maximalem Gewinn eingesetzt wird.

Das ist auch bitter nötig, denn wissenschaftlich validierte und betriebswirtschaftlich ermittelte Richtwerte belegen: Jeder Zahnarzt muss laut eines von der Bundeszahnärztekammer beauftragten Gutachtens mindestens 202,75 Euro pro Praxisstunde erwirtschaften, um erfolgreich zu arbeiten. Die Herausforderung besteht darin, eine präventionsorientierte und qualitativ hochwertige Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde mit einer leistungsorientierten Honorierung in Einklang zu bringen – „umsonst“ verrinnende Stunden kosten also bares Geld.

Zeitmanagement ist deshalb ein wichtiger Faktor im Controlling – zusammen mit anderen Möglichkeiten der Risikominimierung wie „Verbesserungssteuerung“, einem effektiven „Fehlerkostenmanagement“ oder der Möglichkeit finanzieller Steuerung. Prinzipiell basieren alle diese Faktoren auf einem Vergleich zwischen Ist“- und angestrebten „Soll-Werten“. Der Zahnarzt muss wissen, wo er steht und wo er bei der Entwicklung seiner Praxis stehen möchte. Wichtig ist dabei vor allem, dass sich die nötigen Schritte und Maßnahmen reibungslos in die gewohnten Arbeitsabläufe integrieren lassen.

Die Tatsache, dass viele Zahnärzte ihre Praxen auf eine papierlose Patientenverwaltung umgestellt haben, erleichtert dies erheblich – denn so verfügen sie schon über die Daten für die erforderlichen Analysen. „Im Controlling gibt es einfache Mechanismen, die mit wenig Aufwand nützliche Ergebnisse liefern“, erklärt Kathrin Sonka, geprüfte Zahnarzt-Beraterin. „Wer zum Beispiel mit einem elektronischen Terminbuch arbeitet, dokumentiert bereits Informationen wie Zeitdauer und Honorar für eine medizinische Behandlung“, so die Betriebswirtin.
In nur fünf Minuten täglich kann der Zahnarzt schon eine Menge für die Rentabilität seiner Praxis tun, zum Beispiel mit der Tagesauswertung. „In der Tagesanalyse sieht der Arzt, ob der Zeitaufwand für eine bestimmte Behandlung größer als geplant war, ob er häufiger Leerläufe im Terminplan hatte und welche Behandlungsarten besonders lukrativ sind“, so Kathrin Sonka. Das ist möglich, weil der Praxisinhaber heute durch moderne Controlling-Produkte mit wenigen Maus-Klicks „Ist-Wert“ und „Soll-Wert“ am Ende eines jeden Arbeitstags vergleichen kann.

Von besonderer Bedeutung sind dabei die Faktoren „Zeitplanung“ und „Honorierung der Leistungen“. Ein Zahnmediziner, der einen Patienten nicht nur kompetent, sondern auch im Rahmen eines sinnvollen Zeitmanagements behandelt, steigert seinen Stundenumsatz. Gibt es Abweichungen von der Zielvorgabe, so kann er diese in der Auswertung mit einem Blick erkennen und frühzeitig gegensteuern – eine tägliche Kontrolle, die ihm Transparenz und Sicherheit schenkt. Wie Controlling darüber hinaus helfen kann, die Entwicklung der eigenen Praxis aktiv mit zu gestalten, behandelt der zweite Teil der Controlling-Reihe.

Dipl.-Kfm. Christian Henrici, Damp 

(wird fortgesetzt)