Zu welcher Kategorie gehören Sie? Tatsache ist: In der Zahnmedizin hat sich der „Wind“ im wahrsten Sinne des Wortes gedreht: Das Risiko, eine zahnärztliche Praxis wirtschaftlich fehlzuleiten, ist heute viel größer als vor 30 Jahren. Die Gründe hierfür sind vielschichtig: steigender Konkurrenzdruck, höhere Fixkosten, immer mehr Bürokratie und Verwaltungsaufwand, Probleme mit den Erstattungsstellen, neue gesetzliche Vorgaben und – nicht zu vergessen – das ewige Ringen um eine zeitgemäße Honorierung. Dies sind nur einige der äußeren Faktoren, die den Zahnärzten das Leben schwer machen.

Hinzu kommen interne Risiken, die häufig verdrängt werden, aber ebenso relevant sind. Hierzu zählen beispielsweise eine hohe Personalfluktuation, mangelnde Führungskompetenz des Chefs, ein schlechtes Betriebsklima, veraltete Technik und unzureichendes betriebswirtschaftliches Know-how. Die Art und Weise, wie Sie als Praxisinhaber mit diesen Faktoren umgehen, entscheidet letztlich über den Erfolg und Misserfolg Ihrer Praxis.

Doch bekanntlich impliziert jede Krise auch gewisse Möglichkeiten. Wichtig ist, zuerst einmal zu erkennen, an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht, um dann – mithilfe eines gezielten Praxismanagementsystems – Lösungen zu finden. Im vorliegenden zweiten Teil dieser vierteiligen Artikelreihe (Teil 1 siehe DZW 38/11) möchten wir einige Risiken kurz herausgreifen und erläutern, bevor wir im dritten Teil auf die Lösungsstrategien eingehen.

Fachlich kompetent in den Ruin

Dass ein Zahnarzt fachlich kompetent sein muss, versteht sich von selbst. Diese Voraussetzung alleine ist aber heute leider ebenso wenig ein Garant für eine wirtschaftlich gesunde Praxis wie ein volles Wartezimmer. Das ist nicht verwunderlich, bedenkt man, dass Unternehmensführung noch immer kein Bestandteil der zahnmedizinischen Ausbildung ist, sondern meist erst in der Praxis nach dem Prinzip „learning by doing“ erworben wird.

Das kann funktionieren, muss es aber nicht. Die Wahrscheinlichkeit, dass gerade ein Berufsanfänger mit der Doppelbelastung von zahnmedizinischem Alltagsgeschäft und zusätzlichen „fachfremden“ unternehmerischen Aufgaben nicht klarkommt, ist hoch. Und auch für erfahrene Zahnärzte sind Praxiskennzahlen und Umsatzanalysen oftmals „böhmische Dörfer“. Erschwerend kommt hinzu, dass der individuell notwendige Praxisstundensatz auf Basis einer nicht mehr zeitgemäßen Gebührenordnung erwirtschaftet werden muss. Deren Novellierung steht zwar an – ob dies aber auch die gewünschte betriebswirtschaftliche Anpassung bringen wird, darf bezweifelt werden. Weiterbildung ist daher das A und O. Auch die Inanspruchnahme externer Unternehmensberater, die einen Blick von außen auf die Praxiskennzahlen werfen, zahlt sich aus.

Gut gemeint ist noch lange nicht gut genug

Sein Praxisteam erfolgreich führen zu wollen, heißt noch lange nicht, es auch zu können. Wie aber können Sie als Zahnmediziner Ihre Praxismitarbeiter dazu anspornen, ihre Individualität zu entfalten und so motiviert zu sein, dass sie sich zu treibenden Kräften in der Praxis entwickeln? Häufig erreichen Chefs durch fehlende Führungsqualitäten genau das Gegenteil: Unzufriedenheit, mangelnde Motivation, unzureichende Leistungsbereitschaft und letztlich hohe Fluktuation. Doch was durch das Ausscheiden von Mitarbeitern an Kompetenz, Patientenbindung und Erfahrung verloren geht, muss wieder mühsam ersetzt und neu aufgebaut werden – kein leichte Aufgabe, die jeder Praxischef gerne umgehen möchte.

Führungskompetenz ist lernbar: Gezielte Trainings tragen in jedem Fall dazu bei, Ihre Führungseigenschaften zu verbessern – und damit auch das Betriebsklima in Ihrer Praxis zu optimieren. Ergänzt werden diese Maßnahmen durch weitere sinnvolle Instrumente zur Mitarbeiterbindung wie beispielsweise die Einführung einer leistungsgerechten Entlohnung. Was das ist, und wie zum Beispiel Opti Sie bei der Einführung eines solchen Systems unterstützen kann, dazu mehr im nächsten Teil dieser Serie.

EDV-Muffel haben schlechte Karten

Ein weiteres Manko, das noch immer in vielen Praxen zu finden ist, betrifft das Thema „zeitgemäße Dokumentation und EDV“. Wer darunter versteht, einen PC aus den 90er-Jahren in der Praxis stehen zu haben und daran festhält, seine Patienteninformationen und abrechenbare Leistungen nur handschriftlich auf einem Papierkärtchen zu notieren, wird es in Zukunft schwer haben, wirtschaftlich erfolgreich zu arbeiten. Der Trend geht ganz klar in Richtung „papierlose Praxis“ – und das aus gutem Grund: Die Vielzahl administrativer Aufgaben lässt sich mithilfe einer modernen EDV einfach besser und effizienter organisieren. Hinzu kommen neue gesetzliche Vorgaben, wie die Etablierung und Umsetzung eines QM-Systems – eine weitere Aufgabe, bei der eine individuelle Softwarelösung die Arbeit erheblich vereinfacht.

Wer kein Ziel hat, der kommt auch nirgendwo an

Viele Zahnärzte versäumen es leider auch, sich selbst zu fragen, wie sie sich ihre Zukunft vorstellen: Wo sehe ich meine Praxis in fünf Jahren? Welchen Umsatz will ich erzielen? Welchen Patientenstamm wünsche ich mir?

Erfolgreiche Praxen unterscheiden sich von den weniger erfolgreichen vor allem dadurch, dass sie ihr Handeln strategisch ausrichten. Sie definieren klare Ziele und schaffen die Voraussetzungen, um diese auch konsequent zu verwirklichen. Professionelle Steuerungselemente und Controlling-Tools erleichtern den Zahnmedizinern ihren Weg zum Erreichen des Ziels.

Die Liste möglicher Risikofaktoren ließe sich noch weiter fortführen, festzuhalten bleibt aber: Eine Risikoprophylaxe ist heute eine unverzichtbare „Lebensversicherung“ für jede Zahnarztpraxis. Wer sie hat, benötigt keine „Schutzmauer“, sondern kann auch in schwierigen Zeiten „Windmühlen bauen“. Denn ein von A bis Z gut durchdachtes Risikomanagement in Verbindung mit einem ebenso professionellen Praxismanagement liefert nicht selten die lang ersehnte „Anschubenergie“ für Praxen, die in ihrer Entwicklung seit Jahren stagnieren. Diesen Zahnärzten gehört die Zukunft.

Dipl.-Kfm. Christian Henrici, Damp  

(wird fortgesetzt)