Karteikarte – Hilfe oder Last?

Reorganisation der Verwaltung erforderlich
Mit der Umstellung von einer Papierkarteikarte auf die papierlose Karteikarte in der Praxissoftware geht eine fast komplette Reorganisation der Verwaltung einher. Das macht die Umstellung so umfangreich und ist auch genau der Grund, warum sowohl die Chefs als auch die Mitarbeiterinnen fürchten, bei der Umstellung könnten Informationen verloren gehen oder Leistungen würden nicht abgerechnet. Mit guter Vorbereitung wird dieses Projekt ein Erfolg. Die wichtigste Voraussetzung bleibt jedoch, dass die Praxisleitung und zumindest ein Teil des Teams von den Vorteilen der Umstellung überzeugt sind.

Richtig umgesetzt bietet die karteilose Praxisführung eine Reihe von Vorteilen. Die Umstellung macht zwar eine Menge Arbeit, wenn das System jedoch läuft, gibt es viele Arbeitserleichterungen im Alltag.

Vorteile im Überblick

• Doppelarbeit durch Dokumentation in der Karteikarte und Übertragung in PC durch eine weitere Person wird eingespart
• Die Fachkraft für Abrechnung übernimmt die Kontrolle der Tagesstatistik statt sich mit dem Sortieren der Kartei aufzuhalten
• Leichtere Dokumentation durch Nutzung von Komplexen/Leistungsketten
• Einfache Übernahme der Gebührenpositionen aus dem Heil- und Kostenplan
• Rechnung kann aus dem Behandlungszimmer heraus gedruckt werden (zum Beispiel für PZR)
• Das zeitintensive Heraussuchen und Einsortieren der Karten entfällt
• Kein hin und herschleppen der Karteikarten durch Behandler, der abends Zuhause die Leistungskontrolle vornimmt
• Möglichkeit des Fernzugriffs auf die Praxissoftware wird erst interessant, wenn die komplette Dokumentation online ist
• Rezeption sieht viel aufgeräumter aus, weil dort keine Karteikarten herumliegen
• Möglichkeiten der Verknüpfung der erforderlichen Dokumentation im Bereich Hygiene und QM mit der Praxissoftware
• Wenn jede/r Mitarbeiter/in ein eigenes Passwort benutzt wird nachvollziehbar, wer welche Einträge vorgenommen hat.
• Karteilose Praxen nutzen die Möglichkeiten ihrer Software sehr viel Stärker (zum Beispiel Aufgaben und Notizen)
• Ein Verlieren der Karteikarte ist nicht möglich

Nichts auf dieser Welt bietet nur Vorteile. So ist es bei der karteilosen Praxisführung auch. Jeder Praxisinhaber/Inhaberin muss für sich entscheiden, ob für ihn/sie die Vorteile die Nachteile aufwiegen. Ein altes Sprichwort drückt es jedoch sehr passend aus: „Wer will, findet Wege, wer nicht will, findet Gründe.“ Wenn also jemand in Ihrem Team 100 Gründe gegen das Vorhaben (das die Leitung unbedingt möchte) findet, dann sprechen Sie mit dieser Person nicht über die Gründe, sondern fragen Sie, was die grundsätzlich gegen das Projekt hat.

Mögliche Nachteile im Überblick

• Die handschriftlich geführte Karteikarte hatte in der Vergangenheit bei Streitigkeiten vor Gericht eine höhere Beweiskraft als die elektronisch geführte.
• Die Umstellung erfordert einen hohen Arbeitsaufwand
• Manche Menschen fürchten Veränderungen und brauchen daher etwas länger, um sich mit der elektronischen Karteikarte anzufreunden.
• Unter Umständen müssen Dokumentation aus mehreren Jahren in den PC nachgetragen werden
• Anschaffungskoten für Hardware und Erweiterung der Softwarelizenz
• Wenn Sie analog röntgen und die Röntgenbilder bislang in der Karteikarte gelagert wurden, brauchen Sie ein neues Ablagesystem für Röntgenbilder.
• „Alle Dinge sind schwierig, bevor sie einfach werden.“ (französisches Sprichwort)

Damit die Umstellung gelingen kann, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Ein stabiles Netzwerk und leistungsfähige PCs an jedem Arbeitsplatz sollten eine Selbstverständlichkeit sein. Leider sehe ich in verschiedenen Praxen, dass diese Grundvoraussetzung nicht erfüllt ist. Nichts ist nerviger, als den PC mehrmals täglich neu starten zu müssen, oder eben eingegebene Leistungen wiederholen zu müssen, weil der PC abgestützt ist. Wer nicht bereit ist, hier auf Qualität und kompetente Unterstützung zu setzen, sollte das ganze Vorhaben kritisch überdenken.

Steht die Hardware muss auch die Software entsprechend für die Handhabung durch das ganze Team vorbereitet werden. Sind alle Komplexe eingerichtet? Wird bei der Leistungseingabe an der richtigen Stelle nach der Anzahl, Kommentar und Faktor gefragt? Sind Begründungen so voreingestellt, dass diese im Behandlungszimmer schnell und einfach eingegeben werden können? Sind die Materialien, die eingegeben werden mit der Leistungskette verknüpft? Gibt es sinnvolle Textbausteine für die Prosa-Dokumentation?

Wurde die Abrechnung bislang von einzelnen Mitarbeitern geschultert, müssen interne Schulungen im Umgang mit der Praxissoftware und der Abrechnung erfolgen. Die meisten dieser Schulungen können von den bisherigen Abrechnungsmitarbeitern gehalten werden, denn sie haben den besten Praxisbezug und kennen die Abläufe. Der Nachteil besteht darin, dass natürlich auch diese Mitarbeiterin eine gewisse Betriebsblindheit hat. Aus diesem Grund kann eine Ergänzung durch eine/n externe Trainer/in sinnvoll sein

Viele Assistenzmitarbeiterinnen trauen sich die Dokumentation im PC zunächst nicht zu. Verständlich - viele von ihnen hatten in der Vergangenheit mit der Abrechnung der Leistungen nichts zu tun. So sind sie mit den Abrechnungsbestimmungen nicht vertraut und haben die Nummern oder Kürzel nicht im Kopf. Das Problem ist allerdings auch eine große Chance! Mit ein wenig Übung können alle Mitarbeiterinnen die Dokumentation vornehmen.

Der Alltag einer Assistenzmitarbeiterin ist meist sehr stressig. Für Nachbereitung des Behandlungszimmers, Dokumentation der Behandlung und Vorbereitung für den nächsten Patienten bleibt häufig sehr wenig Zeit. Ein neuer Ablauf nimmt erstmal mehr Zeit in Anspruch und ruft Protest hervor.

Mehr Transparenz durch die Praxissoftware
Es ist möglich, jeder Mitarbeiterin ein eigenes Passwort zuzuordnen. So wird nachvollziehbar, wer welche Einträge vorgenommen hat. Sind in der Praxis mehrere Mitarbeiterinnen für die Abrechnung zuständig, kann so nachvollzogen werden, wer was erledigt hat. Das kann bei Nachfragen sehr hilfreich sein. Natürlich ist es damit auch einfacher, Fehler „nachzuweisen“. Dies führt häufig dazu, dass alle Beteiligten die Einträge gewissenhafter vornehmen.

Die Praxissoftware bietet sehr viel mehr Möglichkeiten der Dokumentation als die herkömmliche Karteikarte. Man muss sich mit diesen Möglichkeiten nur einmal vertraut machen und diese dann konsequent nutzen. Bei der 01 wird in der Papierkarteikarte meist ein Aufkleber oder ein Stempel in das Einlegeblatt aufgebracht. Der Platz, den Befund zu dokumentieren, ist damit sehr klein und es werden nur die nötigsten Informationen aufgeschrieben. In der Software dagegen besteht ohne großen Aufwand die Möglichkeit, Füllungsflächen und Materialien genau zu dokumentieren – und zwar so, dass beim Blick auf das Befundschema sofort sichtbar ist, ob die Füllung in der Praxis oder von einem Fremdzahnarzt gemacht wurde. Wird eine Behandlung durchgeführt, dann wird der Befund nach der Leistungseingabe automatisch aktualisiert.

Fehler vermeiden
Befunde wie Stiftaufbau, Wurzelspitzenresektion oder Angaben zu verwendeten Werkstoffen (Vollkeramik-, Metallkeramik- oder Vollgusskrone) werden in der Papierkarteikarte aufgrund der eingeschränkten Möglichkeiten meist gar nicht erfasst (es wird lediglich die Krone aufgenommen, nicht der Werkstoff). In der elektronischen Karteikarte ist es kein Problem, diese Befunde zu hinterlegen. Bei der nächsten 01 wird der Befund automatisch wieder vorgeschlagen und nur die Veränderungen müssen eingetragen werden.
Kommt der Patient mit Schmerzen in die Praxis und möchte der Behandler sich schnell einen Überblick verschaffen, ob an dem betreffenden Zahn bereits Behandlungen durchgeführt wurden, kann durch einen Klick die Zahnhistorie aufgerufen werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch, Fehler zu vermeiden. Der Patient nimmt außerdem sehr genau wahr, wie gut das Praxisteam auf ihn vorbereitet ist. Haben Sie sämtliche Informationen schnell zur Hand, dann kommunizieren Sie ganz anders, als wenn Sie im Beisein des Patienten zunächst durch die Karteikarte blättern und die Behandlungen aus der Vergangenheit zu rekonstruieren versuchen.

Zeitersparnis bei Quartalsabrechnung und Rechnungswesen
Vor allem bei der Quartalsabrechnung und dem gesamten Bereich des Rechnungswesens spart die Verwaltungsmitarbeiterin viel Zeit, wenn sie nicht zusätzlich alles in der Karteikarte aufschreiben muss. So entfallen die Quartalsabschlussstriche, die nach der Abrechnung gezogen werden. Ebenso muss auf der Rückseite der Karteikarte nicht jede Rechnung und jede Zahlung notiert werden. Vor allem bei Ratenzahlungen führt dies zu viel Arbeit, aber wenig Übersicht.

Von welchen Vorteilen muss man sich verabschieden?
Die Karteikarte ist für diejenigen, die schon lange mit ihr arbeiten, etwas sehr Vertrautes. Oft reicht ein kurzer Blick in die Karte des Patienten und der Behandler ist auf dem Laufenden. Die Art, wie die Praxis Behandlungen jahrelang dokumentiert hat, ist einem so in Fleisch und Blut übergegangen, dass sowohl die Dokumentation als auch das Erfassen des gesamten Behandlungsverlaufs sehr schnell geht. An der Schrift erkennt man oft, wer was aufgeschrieben hat. Stellt die Praxis auf den PC um, fehlt das vertraute Dokumentationsbild. Man hat auch „nichts mehr in der Hand“. Das fühlt sich zunächst ungewohnt an und macht gelegentlich unsicher. Meistens befinden sich sämtliche Unterlagen des Patienten in der Karteikarte. So sind Röntgenbilder, Arztbriefe, Anamnesebögen etc. schnell zur Hand. Ist die Karteikarte abgeschafft, müssen solche Formulare in Ordner verteilt – oder besser – eingescannt und dem Patienten zugeordnet werden. Für die konventionellen Röntgenbilder muss ein Ablagesystem geschaffen werden.

(wird fortgesetzt)